KVKK Aydınlatma Metni

T.C. ÇANAKKALE ONSEKİZ MART ÜNİVERSİTESİ

YABANCI UYRUKLU ÖĞRENCİ

BAŞVURU, KABUL VE KESİN KAYIT AYDINLATMA METİN

 

  1. Veri Sorumlusu Hakkında

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na (bundan böyle “KVK Kanunu” olarak ifade edilecektir) göre T.C. Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi (bundan böyle “ÇOMÜ’’ olarak ifade edilecektir) sizinle ilgili kişisel verileri işlemesi sebebiyle veri sorumlusudur.

İlgili kişi olarak sizlerin ilgili kişi sıfatıyla kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz. Kanunun Aydınlatma Yükümlülüğünü düzenleyen 10'uncu maddesine göre veri sorumlularının, kişisel verilerini işledikleri gerçek kişileri bazı konularda bilgilendirmekle yükümlü olmaları nedeniyle sizleri kişisel veri işleme sürecimiz ile ilgili olarak bilgilendirmek isteriz.

  1. İşlenen Kişisel Verileriniz, Hukuki Sebepleri ve İşlenme Amaçları

İşlemeye konu Kişisel Verileriniz;

Uluslararası Öğrenci Ofisi;

Öğrenci,

  • Yabancı Uyruklu Öğrenci Online Başvuru Süreci (Ad/soyad, Anne/Baba Adı, Cinsiyet, Doğum Tarihi, Pasaport Bilgileri, Pasaport Numarası, Mavi Kart Bilgileri (Mavi Kart Numarası), Uyruk, Fotoğraf, Kayıt Türü Bilgileri (Yabancı Uyruklu Olanlar, Doğumla Türk Vatandaşı Olup Da İçişleri Bakanlığı'ndan Türk Vatandaşlığından Çıkma İzni Alanlar, Yabancı Uyruklu İken Sonradan Kazanılan Vatandaşlık İle TC Vatandaşlığına Geçenler,  01/02/2013 Tarihinden Önce Yurtdışında Ortaöğretime Devam Eden TC Uyruklu Öğrencilerden Ortaöğretiminin (Lise) Son Üç Yılını KKTC Hariç Yabancı Bir Ülkede Tamamlayanlar, 01/02/2013 Tarihinden Sonra Yurtdışında Ortaöğretime Başlayan TC Uyruklu Öğrencilerden Ortaöğretiminin (Lise) Tamamını KKTC Hariç Yabancı Bir Ülkede Tamamlayanlar), E-Posta Adresi, Telefon Numarası, Adres Bilgisi, IP Adresi, Log Kaydı, Kullanıcı Adı, Giriş-Çıkış Bilgileri, Eğitim Bilgisi (Lise Adı /Ülkesi/ Şehri), Lise Durum Bilgisi, Lise Transkript Bilgileri (Alınan Ders Adı/Notu/Kodu, Genel Not Ortalaması, Kayıt Nedeni/Tarihi), Lise Diploma veya Mezuniyet Belgesi Bilgileri (Okul Adı, Diploma Notu, Mezuniyet Tarihi))
  • Yabancı Uyruklu Öğrenci Kabul/Kayıt Süreci (Ad/Soyad, Anne/Baba Adı, Cinsiyet, Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Yabancı Uyruklu Numarası, Pasaport Bilgileri, Pasaport Numarası, Mavi Kart Bilgileri (Mavi Kart Numarası), Vukuatlı Nüfus Kayıt Örneği Bilgileri, İkametgah Tezkeresi Bilgileri, Uyruk, Gelir Düzeyini Gösterir Belge Bilgileri, Fotoğraf, Banka Dekontu Bilgileri, TÖMER Belgesi Bilgileri (Puanı ve Düzeyi), Lise Diploma veya Mezuniyet Belgesi Bilgileri (Okul Adı, Diploma Notu, Mezuniyet Tarihi), Diploma Denklik Belgesi Bilgileri, Lise Transkript Bilgileri (Alınan Ders Adı/Notu/Kodu, Genel Not Ortalaması, Kayıt Nedeni/Tarihi), GCE A Level Sınav Sonuç Belgesi Bilgileri, Azerbaycan TQDK Sınav Sonuç Belgesi Bilgileri, Sağlık Kurulu Raporu Bilgileri (Sağlık raporu İsteyen programlar için))

 

Öğrenci Yakını,

  • Yabancı Uyruklu Öğrenci Kabul/Kayıt Süreci (Ad/soyad, Anne/Baba Adı, Cinsiyet, Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Din Bilgisi, Uyruk)

 

Yabancı uyruklu statünüz kapsamında; Yabancı dil seviyesinin yeterliliğin tespiti ve belgelendirilmesi; Öğrencilerin başvurdukları programa kabul edilmesi için gerekli yeterliliklerin değerlendirmesi ve belgelendirilmesi; İlgili konsolosluğa ya da Göç İdaresi Başkanlığına öğrencinin kendisi tarafından sunulmak üzere gönderen kurum yazısı düzenlenmesi ve öğrenciye teslim edilmesi; Kabul mektubu gibi belgelerin düzenlenmesi ve teslim edilmesi; Öğrenim süresi boyunca eğitim öğretim mevzuatı kapsamında gerçekleştirilecek işlemlerinin yürütülmesi; Okul ücreti ödeme süreçlerinin planlanması, raporlanması, takip edilmesi ve ödemelerin gerçekleştirilmesi; Yükseköğretim Kanunu ve ilgili ikincil mevzuatlar uyarınca eğitim-öğretim faaliyetinin gerçekleştirilebilmesi için öğrencilik statüsü ile ilgili süreçlerin planlanması, icra edilmesi ve gerekli görülen hususlarda öğrenciyle iletişime geçirilmesi; Öğrencilerle eğitim ve öğretim faaliyetleri ile ilgili iletişim süreçlerinin yürütülmesi ve bilgilendirme/duyuru yapılabilmesi; Üniversite bünyesindeki ilgili akademik birim/bölümlerde öğrenim gören öğrencilerin hak ve yükümlülüklerinin korunması ve yerine getirilmesinin sağlanması; İş sağlığı ve güvenliği çerçevesinde hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve gerekli tedbirlerin alınması; Tüm üniversite paydaşlarının can ve mal güvenliğinin korunması veya bu kapsamdaki kurallara uyum sağlanması da dâhil olmak üzere; yasal yükümlülüklerin, yargı organlarının veya yetkili idari kuruluşların istediği gerekliliklerin veya taleplerinin yerine getirilmesi, öğrenci bilgi sistemi (UBYS) ve www.comu.edu.tr internet sitesi gibi kullanılan sistemler aracılığıyla toplanan kullanıcı internet erişim izleri/loglarının kaydedilmesi ve hukuki önlemler alınarak bu amaçların gerçekleştirilmesi için bilgi işlem altyapılarına aktarılması, elektronik veya fiziki ortamlarda yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve arşivlenmesi,; Kaydı yapılan öğrencilerden daha önce başka yükseköğretimde okudukları derslerden muaf olmak isteyen öğrencilerin taleplerinin değerlendirmesi ve sonuçlandırılması; Uzaktan eğitim süreçlerinin yürütülmesi; Öğrenci kulüplerine danışmanlık faaliyetlerinin yürütülmesi; Proje, tez, ödev hazırlanması gibi süreçlerde danışmanlık faaliyetlerinin yürütülmesi; Mahkeme ve icra müdürlüğü kararlarının yahut sair kamu kurum ve kuruluşların taleplerinin yerine getirilmesi; Sınav başarı durumlarının değerlendirilmesi ve süreçlerinin yürütülmesi; Sınav notu itirazlarının değerlendirilmesi ve süreçlerin yürütülmesi; Öğrencilerin mazeret başvurularının değerlendirilmesi ve süreçlerin yürütülmesi; Öğrencilerin talep ve şikayetlerinin alınması ve değerlendirilmesi; Öğrenci adına gelen kargo, paket ve tebligat gibi sair belgelerin öğrenciye teslim edilmesi; Öğrenci kartı düzenlenmesi ve öğrenciye teslim edilmesi, kartın kaybolması durumunda yenilenmesi amaçlarıyla 6698 sayılı Kanun’un 5/2-a) “Kanunlarda açıkça öngörülmesi”, ç) ‘’Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması’’, e) ‘’Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması’’, f) ‘’İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması’’ maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları dahilinde işlenecektir.

 

3- Kişisel Verilerinizin Aktarılması

Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda ve bu amaçların yerine getirilmesi ile sınırlı olarak;  ilgili eğitim öğretim faaliyetleri kapsamında gerçekleşen bir ihtilafa dayalı olarak bir idari ya da cezai soruşturma başlatılması yahut dava açılması halinde ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına gönderilmesi gösterilebilir. Bu çerçevede talep edilmesi halinde kanunlarda belirtilen kamu kurumlarına (Bakanlıklar ve Cumhurbaşkanlığı kurulları, Yükseköğretim Kurumu, Yurt Dışı Türkler ve Akraba Topluluklar Başkanlığı, İl Göç İdaresi Müdürlüğü başta olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere kamu kurum ve kuruluşları) kanunda öngörülen amaç ve sınırlamalar dâhilinde kişisel verilerinizi aktarabiliriz.

Söz konusu kişisel veriler hukuki uyuşmazlıkların giderilmesi, yargısal süreçlerin yürütülebilmesi veya takibinin sağlanması yahut kanuni ya da hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla veya ilgili mevzuatlar gereği adli makamlar yetkili resmi kurum ve kuruluşlar ile kanunen yetkilendirilmiş özel kişiler ile veya ilgili kolluk kuvvetlerine veya hukuksal süreçlerimizi yürüten anlaşmalı olduğumuz avukatlarımıza aktarılabilecektir.

Önemle belirtmek isteriz ki ilgili işleme ve aktarma faaliyetleri gerçekleştirilirken, kişisel verilerin güvenlik ve gizliliğinin sağlanması amacıyla teknik imkânların izin verdiği makul ölçüdeki idari ve teknik tedbirler almaktayız.

 

4- Kişisel Verilerin Elde Edilme Yöntemleri

 

Kişisel verileriniz, ‘’Pasaport Fotokopisi’’, ‘’Mavi Kart Fotokopisi’’, ‘’Lise Transkript’’, ‘’Lise Diploma veya Mezuniyet Belgesi’’, ‘’Fotoğraf’’, ‘’Diploma Denklik Belgesi’’, ‘’Banka Dekontu’’, ’’TÖMER Belgesi’’, ‘’İkametgâh Tezkeresi’’, ‘’Vukuatlı Nüfus Kayıt Örneği (Çift Uyruklular İçin)’’, ‘’Gelir Düzeyini Gösterir Belge’’, ‘’GCE A Level  Sınav Sonuç Belgesi’’, ‘’Azerbaycan TQDK Sınav Sonuç Belgesi’’, ‘’Sağlık Kurulu Raporu (Tıp Fakültesi ve Sağlık Yüksekokulu’na kayıt yaptıracak öğrenciler için)’’ sunulması gibi otomatik olmayan yöntemler ile, üniversite ya da üniversitenin Öğrenci Kayıt İşleri Direktörlüğü çalışanlarının kurumsal e-posta adreslerine gelen matbu formlar ile elektronik posta gönderilmesi yahut üniversitenin bilişim sistemleri üzerinden yazışma yapılması, E-posta Hizmetleri, Yükseköğretim Bilgi Sistemi (YÖKSİS) gibi otomatik ya da kısmen otomatik olan veya otomatik olmayan yöntemlerle toplanacaktır.

 

 

5-İlgili Kişi Olarak KVK Kanunu’nun 11. Maddesinde Sayılan Haklarınız Nelerdir?

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda belirttiğimiz yöntemlerden dilediğinizi tercih ederek Kurumumuza iletmeniz durumunda Kurum talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde talebinizi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Üniversitemiz tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Kişisel verisi işlenen kişi olarak, Kanunun ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11. maddesinde (kişisel veri işlemeyi öğrenme, işlemeyle ilgili bilgi talep etme, işlemenin amaca uygunluğunu öğrenme, aktarım yapılan kişileri bilme, eksik veya yanlış işlemelerin düzeltilmesini isteme, silme veya yok edilmesini isteme, otomatik tüm işlemlerin üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, analize itiraz etme, zararın giderilmesini talep etme) haklarınız bulunmaktadır.

Kanun’un 11. maddesinde sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile bu haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi www.comu.edu.tr internet adresinde yer alan Veri İlgilisi Başvuru Formunu doldurarak, formun imzalı bir nüshasını ‘T.C. Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi, T.C. Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi-Çanakkale/Türkiye  adresine (İletişim Numarası +90 286 218 00 18) kimliğinizi tespit edici belgelerle bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla ya da kvkkcomu.edu.tre-posta adresine elektronik posta yoluyla veya KVK Kanunu’nda belirtilen diğer yöntemlerle gönderebilir veya ilgili formu comuhs01.kep.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz. Başvuru yolu, yöntemleri ve başvurunun içeriği ile ilgili olarak daha fazla bilgi almak için www.comu.edu.trinternet adresimizde yer alan ‘’KVK Mevzuat Uyarınca İlgili Kişinin Haklarının Kullandırılması’’ metnini inceleyebilirsiniz.

KVK Kanunu kapsamında “Veri Sorumlusu” sıfatıyla bildiririz.

Saygılarımızla,

T.C. Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi

Adres: T.C. Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi-Çanakkale/Türkiye

Tel: +90 286 218 00 18

Faks: +90 286 218 05 15

E-Posta: kvkkcomu.edu.tr

Dilek ve Önerileriniz İçin RİMER
(Rektörlük İletişim Merkezi)